Спецпроекты

Андрей Чепакин, ELMA: Справедливая цена именной лицензии BPM — 10 тыс. рублей

Бизнес Телеком Интернет Интеграция ИТ в банках ИТ в госсекторе Ритейл Маркет

Рынок BPM-систем активно растет, а функционал стремительно расширяется. Чтобы получить актуальную информацию из первых рук, редакция Market.CNews встретилась с коммерческим директором одного из лидирующих поставщиков BPM-систем — Андреем Чепакиным из компании ELMA.

Market.CNews: Какими функциями BPM-системы уже обладают, а какие, на ваш взгляд, будут внедрены в ближайшее время?

Андрей Чепакин: Современные BPM-системы охватывают весь комплекс задач по моделированию, настройке и исполнению бизнес-процессов.

Что касается развития функционала BPM, то одним из главных трендов является роботизация отдельных задач бизнес-процессов. Это будет бесшовная работа BPMS, RPA и искусственного интеллекта. Таким образом, BPMS будет объединять сотрудников-людей и сотрудников-роботов.

Дело в том, что многие процессы состоят из рутинных задач, и сегодня их выполняют люди. Однако порядок действий и возможные сценарии настолько просты, что могут быть без труда автоматизированы. В результате эта рутина будет не пользовательской задачей, а заданием для RPA-робота.

Наряду с рутинными задачами в бизнес-процессах принимаются решения, которые влияют на ход процесса и его результат. Как показывает практика, в ряде случаев эти решения могут с успехом приниматься искусственным интеллектом.

Андрей Чепакин: Современные BPM-системы охватывают весь комплекс задач по моделированию, настройке и исполнению бизнес-процессов

Market.CNews: Какова целевая аудитория для BPM-систем? Как той или иной компании понять, нужна ли им BPM? Что она даст? Какие преимущества и перспективы она откроет?

Андрей Чепакин: BPM-система нужна любой компании с численностью сотрудников от 50 человек. В определенный момент, чтобы компания не погрязла в неэффективности, ей необходимо структурировать взаимоотношения своих сотрудников в рабочих процессах, чтобы появились правила совместной работы, ориентированные на результат.

Мы выделяем 4 качественных эффекта, которые получает компания по итогам внедрения BPMS:

  1. Структурированное взаимодействие сотрудников гарантирует слаженность их работы, что в свою очередь снижает операционные издержки компании и ускоряет ее работу.
  2. Формализованные и исполняемые процессы создают почву для ее развития. Гораздо проще воплощать изменения, когда понимаешь что менять и как.
  3. Высвобождение времени руководства компании, которое может быть направлено на стратегические вопросы. Снижается количество рутинных совещаний, «разборок» между функциональными единицами. Отлаженная система работает по правилам и без сбоев.
  4. Руководство понимает компанию и обладает исчерпывающими данным об ее работе не только на основе управленческого учета, но и включая метрики и показатели бизнес-процессов. Это необходимое условие для формирования успешных стратегий.
group_2684.png
Скриншот BPM-системы ELMA

Market.CNews: Какова стоимость BPM-систем? От чего зависит цена?

Андрей Чепакин: Традиционно лицензионная политика большинства вендоров BPMS предусматривает лицензирование сотрудников, работающих с системой. И это оправдано, так как чем больше бизнес-процессов автоматизировано в BPMS, тем большую ценность она приносит компании и тем большее количество сотрудник с ней работает.

На наш взгляд, справедливая рыночная стоимость одной именной лицензии — ₽10 тыс. Конкурентная лицензия всегда стоит дороже, так как одной такой лицензией могут пользоваться сразу несколько человек. Ее стоимость в среднем в 2 раза выше именной.

Market.CNews: Расскажите о BPM ELMA. В чем ключевые особенности и преимущества вашего продукта?

Андрей Чепакин: ELMA BPM — это система, представленная на рынке уже более 10 лет. За это время мы как разработчик системы накопили большой опыт автоматизации процессов, который использован при разработке системе. Другими словами, каждая функция ELMA BPM несет ценность для конечного заказчика и позволяет развивать процессы с минимальной трудоемкостью.

ELMA BPM сама понимает, какие пункты в договоре были изменены, и сама определяет нужных согласующих. Если в какой-либо раздел договора не вносились изменения, то и согласование от этой службы не потребуется.

В ELMA BPM реализована концепция low-code, что снижает «порог входа в систему». Это значит, что компания может не иметь большого количества ИТ-специалистов в штате, при этом использовать ELMA BPM для решения своих бизнес-задач.

Market.CNews: Как подготовиться к внедрению и с чего лучше начать этот процесс?

Андрей Чепакин: Первый шаг — это определение участка операционной деятельности (или группы процессов), с которой стоит начать внедрение. Не стоит браться за все процессы компании, лучше начать с конкретного процесса или конкретного направления.

Следующий шаг — это формирование рабочей группы, в которой, наряду с аналитиками, должны быть обязательно генеральный директор или представители топ-менеджмента и владелец процесса. В свою очередь, владелец процесса должен быть замотивирован на внедрение изменений и может взять на себя роль внутреннего заказчика проекта внедрения BPMS.

Далее следует организовать проект внедрения BPMS, определить его объем, сроки, роли, план коммуникаций и другие традиционные аспекты управления проектом.

Market.CNews: Давайте рассмотрим конкретный бизнес-процесс…

Андрей Чепакин: Для примера мы возьмем простой процесс — согласование договора. Отмечу, что при автоматизации процессов в BPMS в первую очередь нужно сконцентрироваться на элементах цепочки создания ценности. То есть, не автоматизировать все процессы, а в первую очередь выбрать наиболее критичные для бизнеса и постепенно расширять область автоматизации.

Схема бизнес-процесса по согласованию договора в ELMA BPM

Несмотря на кажущуюся простоту в этом процессе реализован ряд технических новинок на уровне бизнес-процесса. Так, при автоматизации этого процесса клиент поставил три ключевые цели:

  1. Снизить нагрузку на согласующих специалистов, т.к. поток договоров большой;
  2. Снизить сроки согласования договоров, т.к. длительное согласование негативно сказывается на бизнесе компании;
  3. Управлять договорными рисками за счет самого процесса согласования.

В результате было создано 17 шаблонов договоров. При запуске процесса Инициатор в процессе указывает тип договора и прикладывает согласованную с клиентом текстовку договора.

Следующим шагом ELMA BPM автоматически «читает» прикрепленный договор и сравнивает его с эталонным шаблоном, а после этого определяет состав согласующих. Интересно то, что если в какой-либо раздел договора не вносились изменения, то согласование ответственной за этот раздел службы не требуется. Другими словами, ELMA BPM сама понимает, какие пункты в договоре были изменены и сама определяет нужных согласующих.

После согласований договор подписывается с помощью ЭЦП у директора, регистрируется и отправляется контрагенту либо в бумажном виде, либо с помощью ЮЗДО.

На этом простом примере я хочу показать, как автоматизация бизнес-процесса меняет принципы работы компании.

Следующий шаг по оптимизации договорной деятельности в этой компании - это применение бизнес-правил, которые оцифровывают политики условий отгрузки готовой продукции конечным клиентам. На основе бизнес-правил будут автоматически подбираться условия по отсрочке платежа и выбор способа перевозки.