Поделиться
«Инлайн Груп» внедрила систему учета гарантийных запчастей для «Фольксваген Груп Рус»
Компания «Инлайн Груп» объявила о завершении проекта по разработке и внедрению системы учета гарантийных запасных частей (Warranty Parts Tracking System) для компании «Фольксваген Груп Рус» (г. Москва), импортера автомобилей марок Volkswagen, Audi, ŠKODA, «Volkswagen Коммерческие автомобили», SEAT, Bentley и Lamborghini в Россию.
Объектом автоматизации являлись процессы движения запасных частей, замененных на автомобилях по гарантии, от дилеров на центральный склад или технический сервисный центр импортера с их последующей утилизацией, списанием или возвратом дилеру в соответствии с установленными бизнес-регламентами, рассказали CNews в «Инлайн Груп».
Целью проекта было повышение эффективности взаимодействия между дилерами, отделом гарантии, центральным складом и техническим сервисным центром «Фольксваген Груп Рус» при реализации процессов гарантийного обслуживания. Для достижения этой цели была разработана и внедрена автоматизированная система учета и контроля жизненного цикла гарантийных деталей.
«Одной из главных идей проекта был отказ от действовавшей ранее практики процессной координации на основе общения сотрудников импортера и представителей дилеров по электронной почте и телефону, а также уход от ручного формирования документов, путем перевода всех процессов в электронную форму», — сообщил представитель «Фольксваген Груп Рус».
Созданная система поддерживает унифицированные процессы учета гарантийных запчастей для всех дилеров всех марок, продаваемых «Фольксваген Груп Рус» на территории России. Общее количество деталей, проходящих через систему, составляет более 30 тыс. каждый месяц.
Исходная информация по гарантийным деталям поступает из смежной системы импортера (SAGA/2), которая содержит, помимо технических данных, информацию о финансовых аспектах гарантийного ремонта (стоимость заменяемых деталей, выплаты дилерам и другую информацию). Специально разработанный интеграционный интерфейс реализует сложную логику обработки данных, которая обеспечивает качество поступающей в систему информации, несмотря на возможность повторных заявок на гарантийные детали, отката изменений и корректировок значений задним числом в исходной системе.
Сотрудники дилеров выполняют формирование отгрузочных коробов, заполняя их гарантийными деталями со склада дилера по настроенным в системе алгоритмам. Сопроводительные документы прилагаются к описанию транспортных коробов в виде скан-копий. Для обеспечения целостности коробов в процессах транспортировки, система поддерживает сохранение фотографий короба, его содержимого или пломбы на всех этапах упаковки, транспортировки и приемки, что позволяет обеспечить визуальный контроль целостности упаковки и содержимого. Для быстрого поиска деталей в системе реализован ввод данных со сканера штрих-кодов, что позволяет, отсканировав штрих-код на физической детали, мгновенно найти всю информацию по ней в базе данных.
В системе также реализована автоматическая генерация в формате Excel различных сопроводительных документов (актов списания, актов отправки, актов утилизации и др.). Создаваемые системой документы содержат всю необходимую в данном бизнес-контексте информацию и полностью готовы для подписания, отметили в «Инлайн Груп».
Отличительной чертой системы, повышающей удобство ее использования, является реализация модуля workflow, позволяющего описать и настроить все процессы взаимодействия пользователей с системой. Результатом является воплощенная в данной системе идея стартового рабочего стола, объединяющего всю необходимую для конкретного пользователя информацию и задачи на текущий момент времени. Сценарий работы пользователя в системе очень прост: запустить рабочий стол, выполнить каждое действие из предлагаемого системой списка актуальных задач, закрыть систему. При этом всю координацию между пользователями, информационный обмен и контроль за соблюдением бизнес-регламентов выполняет система.
В результате реализации проекта было создано общее для сотен организаций информационное пространство, в котором собирается актуальная информация по составу, характеристикам и статусам гарантийных деталей и транспортных коробов. Процессы движения деталей были строго регламентированы, и контроль за ними передан автоматизированной системе. В результате сократилось среднее время доставки деталей от дилеров к импортеру; детали перестали пропадать из поля зрения (когда ни один из участников процесса не мог сказать, где находится та или иная деталь); также сократился объем ручной генерации и обработки информации; практически исчезли ошибки, вызванные человеческим фактором.
В целом, по отзыву заказчика, результаты проекта полностью удовлетворили всем требованиям «Фольксваген Груп Рус» и заложили хорошую основу для запланированного дальнейшего развития системы.
Короткая ссылка
