Поделиться
Сеть ресторанов «Кофемания» обрабатывает документацию с помощью Abbyy FlexiCapture
Компания Abbyy, мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области лингвистики, распознавания документов и ввода данных, сообщила о внедрении Abbyy FlexiCapture в ИТ-департаменте московской сети ресторанов «Кофемания». Проект реализован самостоятельно сотрудниками ИТ-департамента «Кофемании», прошедших обучение и сертификацию в учебном центре Abbyy.
«Счета от поставщиков являются одним из самых сложных видов документов для автоматизации входного потока в департаменте компании. В отличие от счетов-фактур, они практически не регламентированы никакими нормативными актами и стандартами. Счета от разных поставщиков почти всегда имеют различное расположение и состав данных. Кроме того, время от времени поставщики меняют вид своих счетов, — отметили в Abbyy. — Необходимо было добиться, чтобы одновременно со сканами различающихся по структуре документов в систему электронного документооборота компании автоматически поступали основные содержащиеся в них данные. При этом система документооборота технологически задана — это PayDox на базе MSSQL. Была проверена и возможность экспорта через веб-технологии, что потребовало доработки с участием специалистов Abbyy и PayDox».
Задача была решена посредством систем Abbyy FlexiCapture, Abbyy FlexiLayout Studio и двух станций сканирования. Счета поступают в электронном или в бумажном виде (в последнем случае их тут же сканируют); они попадают в «горячую папку» Abbyy FlexiCapture. Здесь на них автоматически накладываются разработанные сотрудниками департамента гибкие описания. Производится извлечение всех необходимых атрибутов, и документы поступают на верификацию, а затем в систему электронного документооборота компании, рассказали в Abbyy.
В процессе апробации объём ежемесячно обрабатываемых документов ИТ-департамента составил свыше 300 экземпляров в месяц, при этом использовались счета почти от 100 разных поставщиков. Формы этих счетов были классифицированы, из них были выделены десять наиболее частых, покрывающих около 80% входного потока. Для форм были разработаны соответствующие гибкие описания. В настоящий момент на этапе верификации достаточно в худшем случае ручного исправления нескольких символов (это принципиально неустранимые ошибки, связанные с возможностями принтеров и сканеров), подчеркнули в компании.
В ближайшее время планируется тиражирование системы в других департаментах «Кофемании». Ожидается, что допустимый поток ежемесячно обрабатываемых документов при этом должен составлять десятки тысяч экземпляров. Также планируется переход к автоматизированной обработке документов, описывающих полный цикл взаимодействия: договор — счёт — платёжное поручение — счёт-фактура — акт о выполненных работах — выписка из счёта.
Однако уже сейчас сотрудники ИТ-департамента отмечают значительное сокращение времени работы с входящими документами, а также повышение качества данных. Практически исключены случаи утери и дублирования документов. Произошёл переход на качественно новый уровень: скорость ввода данных в информационную систему возросла в 3-5 раз; за счёт отказа от ручного ввода на порядок уменьшилось количество ошибок; сотрудники избавлены от утомительного и непроизводительного ручного ввода данных.
Как пояснили в Abbyy, новый бизнес-процесс подразумевает участие сотрудника только в процессе верификации. Это занятие не требует высокой квалификации. Поэтому по мере дальнейшего развития проекта и увеличения потока обрабатываемых документов к этой работе планируется привлечь операторов верификации. Таким образом, удастся освободить более квалифицированных сотрудников от рутинных непрофильных задач.
«Abbyy FlexiCapture — по сути, стандарт “де-факто” — привлекла, прежде всего, своими возможностями. Среди них — возможность настройки гибких описаний документов своими силами с учётом их динамики; возможность экспорта в СУБД с учётом встроенных таблиц и с привязкой котсканированным исходным документам, — сообщила Татьяна Андреева, руководитель ИТ-департамента «Кофемании». — Затраты оказались вполне приемлемыми. Теперь мы планируем запустить автоматическую обработку первичных документов других категорий с экспортом в разные системы компании». По её словам, в более отдалённой перспективе компания планирует начать использование облачных технологий.
Короткая ссылка
